| 
 ในโลกของการทำงาน องค์กรต่างก็ต้องการคน "เก่งงาน (Task Oriented)" เป็นสำคัญ โดยเฉพาะในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงปรับตัวเชิงเทคโนโลยี (Technology Disruption) ที่ทำให้ทุกคนต้องปรับตัวเองให้ทัน แต่การทำงานจริง ต่างก็จำเป็นจะต้องทำงานกับ "คน" ที่เป็น หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา คนในส่วนงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์กร และ อาจรวมถึงนอกองค์กรด้วย อย่างไรก็ดี หัวใจหลักในการเชื่อมคนให้เป็นคนที่ "เก่งคน (People Oriented)" นั้น ก็ด้วย "การสื่อสาร (Communications)" นั่นเอง
การสื่อสารสำคัญยิ่งต่อ กระบวนการบริหารงาน (Management Function) ได้แก่
- การสื่อสารในการวางแผน (Planning)
- การสื่อสารเพื่อจัดผังโครงสร้างองค์กร (Organizing)
- การสื่อสารเพื่อสั่งงาน (Directing)
- การสื่อสารในการควบคุมงาน (Controlling)
ให้เป็นไปอย่างดี มีประสิทธิภาพ ก็ต้องมีการสื่อสารที่เหมาะสม และ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร จากบนลงล่าง (Top-down Communications) ที่เหมาะสำหรับ การให้นโยบาย การแจ้งกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ การแนะนำ การสอนงาน และ การให้กรอบการทำงานต่อ หรือ การสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Bottom-up Communications) ที่เน้นเป็นการสื่อสารย้อนกลับให้แก่ผู้บังคับบัญชา/ หัวหน้า ในการรายงานผล เพื่อตัดสินใจ เพื่อขอการสนับสนุน แจ้งประเด็นปัญหา/ อุปสรรค ขอการสอนงาน ขอการตัดสินใจ หรือ ข้อชี้แนะเพิ่มเติม หรือ การสื่อสารแบบขวางส่วนงาน (Horizontal Communications) ที่อาจเป็นระดับเท่ากัน หรือ แบบเฉียง (Diagonal Communications) ที่อาจไม่เป็นทางการก็ดี มีข้อควรระวังใน "การสื่อสาร ที่ไม่เข้าใจกัน อุปสรรคของการสื่อสาร 7 ประการ (Barriers within Communication)" ดังนี้
1) ความแตกต่างระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสาร
ความต่างพื้นฐานของคน ที่ทำให้ไม่เข้าใจ เช่น เพศ อายุ ช่วง Gen ระดับการศึกษา บุคลิกภาพ ทัศนคติ ค่านิยม แนวคิด วัฒนธรรม จำนวนประสบการณ์งาน เป็นต้น
2) การเตรียมการสื่อสารไม่ดีพอ
ได้แก่ ความไม่รอบคอบของ ข้อมูล ช่องทางการสื่อสาร รูปแบบการนำเสนอ เอกสาร เป็นต้น ที่ไม่พร้อมกับการสื่อสารที่สมบูรณ์ชัดเจนพอ
3) การส่งต่อของการสื่อสารที่ยาว
การสื่อสารที่ผ่านหลาย ๆ บุคคลกว่าจะถึงคนสุดท้าย มีหลายชั้น/ ลำดับ/ ตำแหน่งงาน ยิ่งมากคน หลายต่อ ก็ทำให้ข้อมูลไม่ครบ หรือ บิดเบือนเพี้ยนไปได้
4) ข้อมูลข่าวสารที่มากเกินไป หรือ น้อยเกินไป
การสื่อสารใด ๆ ที่ดี ควรมีตามจำเป็น และ พอเหมาะ ถ้ามากเกินไปก็จะจำได้ไม่หมด หรือ เข้าใจไม่หมด อีกทั้งอาจให้น้ำหนักน้อยลงไปในบางประเด็นที่อาจสำคัญ หรือ น้อยมาก จนไม่ได้ใจความในการนำไปปฏิบัติ หรือ ต่อยอดของงานได้ดีพอ
5) ความไม่ไว้วางใจ ความกลัว การเอนเอียงที่มีต่อข้อมูล
บางครั้งคนเรา ไม่เชื่อใจ ขาดความเชื่อถือจากผู้ให้ข้อมูล ทั้งที่เป็นอคติ หรือ ไม่แน่ใจตัวสื่อของข้อมูล ก็จะตีค่าไปตามที่ใจมีตัวตั้งไว้ก่อนแล้ว
6) ระยะเวลาที่ได้รับข้อมูลไม่เหมาะสม
บางเวลา ที่ผู้รับไม่พร้อม เวลาไม่ได้ หรือ มีเวลาให้ไม่พอ แต่ได้ข้อมูลด้วยความเร่งรีบ หรือ ผู้รับไม่พร้อมด้วยสุขภาพ เช่น ไม่สบาย กำลังติดเรื่องอื่น สถานะไม่พร้อมรับรู้ หรือ ไม่มีสมาธิ ง่วงนอน เป็นต้น
7) โครงสร้างองค์กรไม่เอื้ออำนวย
บ่อยครั้งองค์กรมีโครงสร้างที่รวมอำนาจมากเกินไป ไม่เปิดโอกาสให้บุคลากรระดับต่าง ๆ สื่อสารกันเองได้อย่างเหมาะสม หรือ กระจายอำนาจจนกลายเป็นเปิดกว้างให้ใคร ระดับใด ก็สื่อสารได้ทั้งหมด จนอาจกลายเป็นการสื่อสารฝูงชน ปากต่อปาก หรือ ก่อให้เกิดข่าวลือ จนการสื่อสารไม่เป็นความลับ หรือ แต่งเติมใส่ข้อมูลผิดได้
ดังนั้น การสื่อสารในโลกปัจจุบัน ที่ต้องระวังทั้งการสื่อสารต่อหน้า (Face to Face) การสื่อสารผ่านเครื่องมือสื่อสารผ่านสื่อ (medium) ทั้ง Internet, email, intranet, teleconference, ISDN, Line application, social media ต่าง ๆ ล้วนมีข้อดี ข้อเสีย จุดเด่น จุดด้อย ที่ต่างกัน หากการสื่อสารนั้นเป็นไปตามระบบ 3 ประการ
1) one up + one down
คือ สื่อสารหนึ่งระดับ ขึ้นบน หรือ ลงล่าง ไม่ข้ามระดับ
2) one man, one boss
คือ สื่อสารจากหัวหน้า/เจ้านาย คนเดียว ไม่มีหลายคนสื่อสาร
3) aware communication barriers
เตรียมการในการลดอุปสรรคในการสื่อสารที่อาจเกิดขึ้น
ท่านล่ะ ระมัดระวังในการสื่อสาร ไตร่ตรองให้ดีเพื่อให้ท่านเป็นนักสื่อสารที่ดี และ เสริมให้กระบวนการบริการของท่านมีประสิทธิภาพดีเยี่ยม หรือ ยัง
ด้วยความปรารถนาดี
ผศ.ดร.กฤษฎา ตันเปาว์
1 มีนาคม 2564
|