| 
 หากเรามีชิ้นงานที่ต้องทำ โครงการ/ โครงงาน หรือ มีปัญหาที่ต้องแก้ไข หนึ่งในชุดคำถามที่เราอาจตั้งไว้ในใจก่อน คือ 5W1H ซึ่งมีที่มาจาก
5W ได้แก่
Who = ใคร
What = อะไร
When = เมื่อไหร่
Where = ที่ไหน
Why = ทำไม
1H ได้แก่
How = อย่างไร
การเริ่มต้นด้วย "คำถาม (Question Words)" ที่ดูง่ายนี้ ได้ถูกนำมาจากแนวคิดของ "การวิเคราะห์ข้อมูล ด้วย 5W1H (Analytical thinking with 5W1H)" ที่เป็นศาสตร์ด้านการจัดการนั่นเอง
การนำมาใช้ในการทำงาน (Job) โครงการ (Project) หรือ การแก้ปัญหา (Problem Solving) ที่เราต้องเจอในการจัดการ หรือ การแก้ไขงานใดๆ ถ้าเรามีตัวตั้งด้วย 5W1H ก็จะทำให้ได้โครงร่างที่สัมพันธ์กับประเด็นที่พิจารณานั้น ได้ประโยชน์ คือ 1) ง่าย 2) รวดเร็ว 3) สะดวกในการทำความเข้าใจ 4) มองได้ครบมิติ 5) สื่อสารกับทีมงานได้ทันที
การทำงานของ 5W1H ได้แก่ การกำหนดคำถาม และ เติมคำตอบ
Who = ใคร
งานนั้นเกี่ยวข้องกับใครบ้าง ที่ต้องมาร่วมดำเนินการ ใน 360 องศา รอบตัว ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูง ลงมาถึงระดับจัดการต่างๆ ฝ่ายใดที่เกี่ยวข้องบ้าง จนถึงระดับพนักงานระดับปฎิบัติการ ใคร คนใดบ้าง คณะกรรมการต่างๆ ในองค์กร และ รวมถึงคนภายนอกมีใครที่เกี่ยวข้องบ้าง เช่น ผู้ขายปัจจัยการผลิต ที่ปรึกษาองค์กร คู่ค้าต่างๆ ตลอดจนกลุ่มตัวแทนผู้บริโภคลักษณะต่างๆ
การสรุป Who ทำให้ได้กรอบของบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการดำเนินการงานนั้นๆ
What = อะไร
งาน/ กิจกรรมนั้น คืออะไร แผน โครงการ หรือ การแก้ปัญหา อะไร มีขอบข่ายใหญ่ หรือ เล็กแค่ไหน ระดับองค์กร หรือ แค่งานฝ่าย/ บุคคล และ อาจรวมถึงระดับความเสี่ยง และ ความสำเร็จของงานนั้นด้วย
การสรุป What ทำให้เห็นภาพของงาน ว่ามีเนื้อหา ขนาด และ ความเข้มข้น มากน้อยเพียงใด
When = เมื่อไหร่
การกำหนด วัน เดือน ปี ระยะเวลา ความถี่ ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ ว่าเป็นแบบดำเนินการ 1 ครั้ง หรือ หลายครั้ง เป็นงานครั้งเดียว หรือ งานที่ต้องทำต่อเนื่อง (เป็นครั้งๆ หรือ เป็นช่วงๆ เว้นระยะ)
การสรุป When ทำให้เกิดการกำหนด "กรอบเวลา (Timeframe)" ปักหมุดวันสำคัญ หรือ ช่วงเวลาสำคัญต่างๆ และ สามารถถอยเวลาเตรียมงานที่เกี่ยวข้องกลับขึ้นมาได้อย่างเหมาะสม รวมถึงระดับความเร่งด่วนกับเงื่อนเวลาที่มีอยู่
Where = ที่ไหน
สถานที่ ที่ต้องดำเนินการที่ไหน เช่น บริษัท โรงงาน ห้องประชุม/ สัมมนา โรงแรม บริษัทคู่ค้า ในพื้นที่ขาย ตลาดเป้าหมาย เป็นต้น ซึ่งอาจมีกิจกรรมของงานตั้งแต่ 1 ครั้ง จนถึงหลายครั้งก็ได้ ที่อาจมีหลายสถานที่ที่ต้องเกี่ยวข้องมากน้อยต่างกันด้วย
การสรุป Where ทำให้เห็นภาพประกอบในการทำงานนั้น มีสถานที่ใดบ้าง และ ต้องมีองค์ประกอบอะไรในแต่ละที่ให้งานสมบูรณ์
Why = ทำไม
การหาเหตุผลในการตอบโจทย์กับงานนั้นๆ ที่รวมถึง ชื่องาน/ โครงการ วัตถุประสงค์ เป้าหมาย เหตุผลรองรับต่างๆที่อาจสัมพันธ์กับงานอื่นๆ และ อาจรวมถึงการทำสรุปการวิเคราะห์ข้อดีข้อเสีย (Pros & Cons) และ วิเคราะห์ SWOT Analysis : จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค ในการทำงานนั้นๆด้วย
การสรุป Why เป็นการจัดความคิดรวบยอด ในการมีเหตุผลรองรับที่ดีพอในการทำงาน หรือ การชะลองานนั้นๆ
How = อย่างไร
การหาทางเลือก วิธีการรูปแบบต่างๆ ขั้นตอนงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และ เป็นเสมือนการลงรายละเอียดในเนื้องานทั้งหมด
การสรุป How เป็นเสมือนศูนย์กลางเชื่อมต่อกับทั้ง 5W1H ที่เหลือทั้งหมด เพื่อรวมเป็น " คู่มือปฏิบัติงาน (Working Operation Manual) " ในงานนั้นๆออกมาได้
อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ว่า 5W1H จะเป็นเครื่องมือชุดคำถามให้กับการทำงาน หรือ การแก้ปัญหาต่างๆได้แบบง่าย แต่ก็อาจมีข้อจำกัดที่องค์กร หรือ ธุรกิจต่างๆอาจมีแนวทาง หรือ เครื่องมือการจัดการที่ดี และ เป็นระบบพัฒนามากอยู่แล้ว ก็อาจนำไปใช้ได้ลักษณะเตือนใจในการวางแผนงานนั้น ว่ามีครบ 5W1H แล้ว หรือ ยังก็สามารถทำได้
ท่านล่ะ ทำงานโดยมีแนวคิดการจัดการงานด้วย 5W1H ด้วย บ้าง หรือ ไม่
ด้วยความปรารถนาดี
ผศ.ดร.กฤษฎา ตันเปาว์
24 พฤษภาคม 2565
|
